Bir ofis taşınması mobilya ve kolilerden fazlasını etkiler. Bilgisayarlar kapalıyken ve telefona cevap verilmezken işiniz durur. İyi bir planlamayla, çalışanların ve müşterilerin olabildiğince az fark edeceği şekilde taşınırsınız.
Tek bir kişiyi sorumlu yapın
Şirket içinde taşınmayı koordine eden tek bir sorumlu kişi belirleyin. Bu kişi planı takip eder, nakliye firması, ev sahibi ve BT firması için muhatap olur ve bir şey değişirse kararları verir. Daha büyük bir şirkette her departmandan birinin yer aldığı küçük bir taşınma ekibi yardımcı olabilir.
Taşınma tarihinden geriye doğru bir planla başlayın
Tarihi belirleyin ve geriye doğru hesaplayın. Küçük bir ofis için birkaç haftalık hazırlık çoğu zaman yeterlidir, daha büyük bir bina için aylar hesaplayın. Her durumda şunları düşünün:
- eski binanın fesih süresi ve teslim şartları;
- yeni binanın ne zaman hazır olacağı ve orada hâlâ tadilat yapılıp yapılmadığı;
- yeni adreste internet ve telefon hattının kurulum süresi;
- zamanında teslim edilmesi gereken yeni mobilyalar.
Önce BT ve internet
İnternet bağlantısı çoğu zaman en uzun süren kalemdir. Yeni adres için mümkün olduğunca erken başvurun ve taşınma günü gelmeden çalıştığından emin olun. Ağınızı, wifi'yi ve yazıcıları önceden kurdurun ve test ettirin.
Tüm donanımın bir listesini yapın: bilgisayarlar, ekranlar, sunucular, yazıcılar ve telefonlar. Neyi kendilerinin söküp yeniden bağlayacağına ve neyi nakliye firmasının taşıyabileceğine BT firmanız karar versin. Herhangi bir şeyin bağlantısı kesilmeden önce tüm verilerin güncel bir yedeğini alın.
Mesai saatleri dışında taşının
Çoğu şirket cuma öğleden sonra, hafta sonu veya akşam taşınır. O zaman herkes cuma günü hâlâ çalışabilir ve pazartesi herkes kurulu bir masada oturur. Bu mümkün değilse aşamalı taşının: departman departman, böylece şirketin bir kısmına her zaman ulaşılabilir.
Evden çalışmak da yardımcı olabilir. Ofis taşıyıcılar için boş kalsın diye çalışanların taşınma günü dizüstü bilgisayarlarıyla evden çalışmasını sağlayın.
Yeni ofis için bir yerleşim planı
Yeni ofisin, her oda ve her çalışma alanı için bir numara veya renk içeren bir yerleşim planını yapın. Her çalışana kendi numarasını verin ve herkesin bu numarayı kolilerine, sandalyesine ve donanımına yapıştırmasını sağlayın. O zaman taşıyıcılar her şeyi doğrudan doğru yere koyar ve pazartesi kimse bir şey aramak zorunda kalmaz.
Çalışanlara paketletmek
Herkesin kendi çalışma alanını kendisinin paketlemesini sağlayın: kişisel eşyalar, masa çekmeceleri ve her gün kullandıkları belgeler. Net bir son tarih ve yeterli koli verin. Arşivi ve ortak dolapları nakliye firması paketleyebilir. Taşınmayı ayıklamak için de kullanın: artık saklanması gerekmeyen eski arşivler taşınmak yerine gizli evrak imhası yoluyla atılır.
Müşterileri ve tedarikçileri bilgilendirmek
Müşterilere ve tedarikçilere taşındığınızı ve yeni adresin hangi tarihten itibaren geçerli olduğunu zamanında bildirin. Adresinizi web sitesinde, e-posta imzanızda, faturalarda, Google İşletme Profili'nde ve Kamer van Koophandel'de (KVK, Hollanda ticaret odası) güncelleyin. Bankanızı, sigorta şirketinizi ve posta teslimatını da unutmayın. Ulaşılabilirliğin azaldığı bir gün olacaksa, müşterilerinizin bunu kendilerinin fark etmesindense onları arayın.
İlk iş günü
Sorunları hemen çözmek için yeni ofisteki ilk gün BT'den birinin orada olmasını sağlayın. Önceden taşınma ekibiyle binayı dolaşın: giriş çalışıyor mu, herkes için anahtar veya kart var mı, kahve hazır mı? Sakin bir ilk sabah, çalışanların taşınmayı nasıl yaşadığını büyük ölçüde belirler.
Kısa kontrol listesi
- Sorumlu kişiyi ve planı belirleyin.
- İnternet ve telefon hattına zamanında başvurun.
- Yedek alın ve BT görevlerini paylaştırın.
- Her çalışma alanı için numaralandırılmış yerleşim planı.
- Müşterileri, tedarikçileri ve KVK'yı bilgilendirin.
İşletmenizle taşınıyorsunuz ve planlamaya birinin göz atmasını mı istiyorsunuz? Ücretsiz taşınma kontrolünü talep edin.
