Przeprowadzka biura dotyczy czegoś więcej niż mebli i kartonów. Gdy komputery są wyłączone, a nikt nie odbiera telefonu, Twoja firma stoi. Dzięki dobremu planowi przeprowadzisz się tak, że pracownicy i klienci jak najmniej to odczują.
Niech odpowiada jedna osoba
Wyznacz w firmie jedną osobę kontaktową, która koordynuje przeprowadzkę. Ta osoba pilnuje planu, jest kontaktem dla firmy przeprowadzkowej, wynajmującego i firmy IT oraz podejmuje decyzje, gdy coś się zmienia. W większej firmie może pomóc mały zespół przeprowadzkowy z jedną osobą z każdego działu.
Zaplanuj wstecz od daty przeprowadzki
Ustal datę i licz wstecz. Dla małego biura kilka tygodni przygotowań często wystarcza, przy większym budynku licz raczej w miesiącach. Pamiętaj przynajmniej o:
- okresie wypowiedzenia i wymaganiach przy oddaniu starego budynku;
- tym, kiedy nowy budynek jest dostępny i czy trwa w nim jeszcze remont;
- czasie podłączenia internetu i telefonii pod nowym adresem;
- nowych meblach, które muszą zostać dostarczone na czas.
Najpierw IT i internet
Łącze internetowe to często element z najdłuższym czasem realizacji. Zamów je jak najwcześniej pod nowy adres i zadbaj o to, żeby działało, zanim nadejdzie dzień przeprowadzki. Niech sieć, wifi i drukarki zostaną wcześniej skonfigurowane i przetestowane.
Zrób listę całego sprzętu: komputerów, monitorów, serwerów, drukarek i telefonów. Niech firma IT ustali, co sama odłącza i podłącza, a co może przewieźć firma przeprowadzkowa. Zadbaj o aktualną kopię zapasową wszystkich danych, zanim cokolwiek zostanie odłączone.
Przeprowadzka poza godzinami pracy
Większość firm przeprowadza się w piątek po południu, w weekend albo wieczorem. Wtedy w piątek wszyscy mogą jeszcze pracować, a w poniedziałek każdy siada przy urządzonym biurku. Jeśli się nie da, przeprowadzaj się etapami: dział po dziale, żeby zawsze część firmy była dostępna.
Pomóc może też praca zdalna. Niech pracownicy w dniu przeprowadzki pracują z domu na laptopach, żeby biuro było puste dla przewoźników.
Plan nowego biura
Zrób plan nowego biura z numerem lub kolorem dla każdego pomieszczenia i stanowiska. Daj każdemu pracownikowi własny numer i poproś, żeby nakleił go na swoje kartony, krzesło i sprzęt. Przewoźnicy od razu ustawią wszystko na właściwym miejscu, a w poniedziałek nikt nie musi niczego szukać.
Niech pracownicy się spakują
Niech każdy sam spakuje swoje stanowisko: rzeczy osobiste, szuflady biurka i dokumenty, z których korzysta na co dzień. Wyznacz jasny termin i daj wystarczająco dużo kartonów. Archiwum i wspólne szafy może spakować firma przeprowadzkowa. Wykorzystaj przeprowadzkę też do porządków: stare archiwa, których nie trzeba już przechowywać, zamiast jechać z Wami, trafiają do poufnego niszczenia dokumentów.
Poinformuj klientów i dostawców
Daj klientom i dostawcom na czas znać, że się przeprowadzasz i od kiedy obowiązuje nowy adres. Zmień adres na stronie internetowej, w stopce e-mail, na fakturach, w Profilu Firmy w Google i w Kamer van Koophandel (KVK, holenderskiej izbie handlowej). Nie zapomnij też o banku, ubezpieczycielu i doręczaniu poczty. Lepiej zadzwoń do klientów, jeśli przez jeden dzień będziesz trudniej osiągalny, niż żeby sami się o tym przekonali.
Pierwszy dzień pracy
Zadbaj o to, żeby pierwszego dnia w nowym biurze był ktoś z IT, kto od razu rozwiąże problemy. Wcześniej przejdź z zespołem przeprowadzkowym przez budynek: czy działa dostęp, czy wszyscy mają klucze lub karty, czy kawa jest gotowa? Spokojny pierwszy poranek w dużej mierze decyduje o tym, jak pracownicy odbiorą przeprowadzkę.
Krótka lista kontrolna
- Ustal osobę kontaktową i plan.
- Zamów na czas internet i telefonię.
- Zrób kopię zapasową i podziel zadania IT.
- Plan z numeracją każdego stanowiska.
- Poinformuj klientów, dostawców i KVK.
Przeprowadzasz firmę i chcesz, żeby ktoś spojrzał na plan? Poproś o bezpłatną wycenę.
