Mutarea unui birou înseamnă mai mult decât mobilă și cutii. Dacă calculatoarele sunt oprite și nimeni nu răspunde la telefon, firma ta stă pe loc. Cu o planificare bună te muți astfel încât angajații și clienții să simtă cât mai puțin.
Fă o singură persoană responsabilă
Desemnează în firmă o persoană de contact care coordonează mutarea. Ea ține planificarea, e contactul pentru firma de mutări, proprietar și furnizorul IT și ia decizii dacă se schimbă ceva. La o firmă mai mare poate ajuta o mică echipă de mutare, cu câte cineva din fiecare departament.
Începe cu o planificare pornind înapoi de la data mutării
Stabilește data și calculează înapoi. Pentru un birou mic, câteva săptămâni de pregătire sunt adesea suficiente; pentru o clădire mai mare socotești mai degrabă în luni. Gândește-te în orice caz la:
- termenul de preaviz și cerințele de predare pentru vechiul spațiu;
- când e disponibil noul spațiu și dacă se mai fac lucrări acolo;
- termenul de instalare a internetului și telefoniei la noua adresă;
- mobila nouă care trebuie livrată la timp.
Întâi IT-ul și internetul
Conexiunea la internet e adesea partea cu cel mai lung termen. Cere-o cât mai devreme pentru noua adresă și asigură-te că funcționează înainte de ziua mutării. Pune la punct și testează dinainte rețeaua, wifi-ul și imprimantele.
Fă o listă cu toate echipamentele: calculatoare, monitoare, servere, imprimante și telefoane. Lasă furnizorul IT să stabilească ce deconectează și reconectează el și ce poate transporta firma de mutări. Asigură-te că ai un backup recent al tuturor datelor înainte să se deconecteze ceva.
Mută-te în afara programului de lucru
Majoritatea firmelor se mută vineri după-amiaza, în weekend sau seara. Așa toată lumea mai poate lucra vineri și luni fiecare stă la un birou amenajat. Dacă nu se poate, mută-te în etape: departament cu departament, ca o parte din firmă să fie mereu disponibilă.
Și lucrul de acasă poate ajuta. Lasă angajații să lucreze de acasă cu laptopul în ziua mutării, ca biroul să fie gol pentru echipa de mutări.
Un plan pentru noul birou
Fă un plan al noului birou, cu un număr sau o culoare pentru fiecare încăpere și fiecare post de lucru. Dă fiecărui angajat un număr propriu și roagă-i pe toți să-l lipească pe cutii, scaun și echipamente. Echipa de mutări pune atunci totul direct la locul potrivit, iar luni nimeni nu trebuie să caute.
Lasă angajații să împacheteze
Lasă pe fiecare să-și împacheteze singur postul de lucru: lucrurile personale, sertarele biroului și documentele pe care le folosește zilnic. Dă un termen clar și destule cutii. Arhiva și dulapurile comune pot fi împachetate de firma de mutări. Folosește mutarea și pentru a face ordine: arhivele vechi care nu mai trebuie păstrate pleacă la distrugere confidențială a documentelor, în loc să fie mutate.
Anunță clienții și furnizorii
Anunță clienții și furnizorii la timp că te muți și de când e valabilă noua adresă. Schimbă adresa pe site, în semnătura de e-mail, pe facturi, în Google Business Profile și la Kamer van Koophandel (Camera de Comerț olandeză, KVK). Nu uita nici de bancă, asigurător și livrarea corespondenței. Mai bine îți suni clienții dacă vei fi mai greu de contactat o zi decât să afle singuri.
Prima zi de lucru
Asigură-te că în prima zi în noul birou e prezent cineva de la IT ca să rezolve problemele pe loc. Treci dinainte cu echipa de mutare prin clădire: funcționează accesul, are toată lumea chei sau cartele, e cafeaua pregătită? O primă dimineață liniștită determină în mare parte cum percep angajații mutarea.
Listă scurtă de verificare
- Stabilește persoana de contact și planificarea.
- Cere la timp internetul și telefonia.
- Fă un backup și împarte sarcinile IT.
- Plan cu numerotare pentru fiecare post de lucru.
- Anunță clienții, furnizorii și KVK.
Îți muți firma și vrei ca cineva să se uite împreună cu tine la planificare? Cere evaluarea gratuită.
