Ein Büroumzug betrifft mehr als Möbel und Kartons. Wenn die Computer aus sind und keiner ans Telefon geht, steht dein Betrieb still. Mit einer guten Planung ziehst du so um, dass Mitarbeiter und Kunden möglichst wenig davon merken.
Mach eine Person verantwortlich
Bestimme im Unternehmen einen Ansprechpartner, der den Umzug koordiniert. Diese Person behält die Planung im Blick, ist Kontakt für das Umzugsunternehmen, den Vermieter und den IT-Dienstleister und trifft Entscheidungen, wenn sich etwas ändert. In einem größeren Unternehmen kann ein kleines Umzugsteam mit je einer Person pro Abteilung helfen.
Plane rückwärts vom Umzugstermin aus
Leg den Termin fest und rechne zurück. Für ein kleines Büro reichen oft ein paar Wochen Vorbereitung, für ein größeres Gebäude rechnest du eher in Monaten. Denk auf jeden Fall an:
- die Kündigungsfrist und die Übergabeanforderungen für das alte Gebäude;
- wann das neue Gebäude verfügbar ist und ob dort noch umgebaut wird;
- die Lieferzeit für Internet und Telefonie an der neuen Adresse;
- neue Möbel, die rechtzeitig geliefert werden müssen.
IT und Internet zuerst
Die Internetverbindung hat oft die längste Vorlaufzeit. Beantrage sie so früh wie möglich für die neue Adresse und sorg dafür, dass sie funktioniert, bevor der Umzugstag kommt. Lass Netzwerk, WLAN und Drucker vorher einrichten und testen.
Mach eine Übersicht über alle Geräte: Computer, Bildschirme, Server, Drucker und Telefone. Lass deinen IT-Dienstleister festlegen, was er selbst abbaut und wieder anschließt und was das Umzugsunternehmen transportieren darf. Sorg für ein aktuelles Backup aller Daten, bevor irgendetwas abgesteckt wird.
Zieh außerhalb der Arbeitszeit um
Die meisten Unternehmen ziehen am Freitagnachmittag, am Wochenende oder abends um. Dann können am Freitag noch alle arbeiten und am Montag sitzt jeder an einem eingerichteten Schreibtisch. Geht das nicht, zieh in Etappen um: Abteilung für Abteilung, damit immer ein Teil des Unternehmens erreichbar ist.
Homeoffice kann auch helfen. Lass die Mitarbeiter am Umzugstag mit ihrem Laptop von zu Hause arbeiten, damit das Büro für die Umzugshelfer leer ist.
Ein Grundriss für das neue Büro
Mach einen Grundriss des neuen Büros mit einer Nummer oder Farbe pro Raum und pro Arbeitsplatz. Gib jedem Mitarbeiter eine eigene Nummer und lass alle sie auf ihre Kartons, ihren Stuhl und ihre Geräte kleben. Die Umzugshelfer stellen dann alles direkt an den richtigen Platz, und am Montag muss niemand suchen.
Mitarbeiter einpacken lassen
Lass alle ihren eigenen Arbeitsplatz selbst einpacken: persönliche Sachen, Schreibtischschubladen und die Unterlagen, die sie täglich nutzen. Setz eine klare Frist und stell genug Kartons bereit. Archiv und gemeinsame Schränke kann das Umzugsunternehmen einpacken. Nutz den Umzug auch zum Aufräumen: Alte Archive, die nicht mehr aufbewahrt werden müssen, gehen über eine vertrauliche Aktenvernichtung weg, statt mitzukommen.
Kunden und Lieferanten informieren
Teil Kunden und Lieferanten rechtzeitig mit, dass du umziehst und ab wann die neue Adresse gilt. Ändere deine Adresse auf der Website, in deiner E-Mail-Signatur, auf Rechnungen, im Google Unternehmensprofil und bei der Kamer van Koophandel (KVK, niederländische Handelskammer). Vergiss auch deine Bank, deine Versicherung und die Postzustellung nicht. Ruf deine Kunden lieber an, wenn du einen Tag schlechter erreichbar bist, als dass sie es selbst merken.
Der erste Arbeitstag
Sorg dafür, dass am ersten Tag im neuen Büro jemand von der IT da ist, um Probleme sofort zu lösen. Geh vorher mit dem Umzugsteam durch das Gebäude: Funktioniert der Zugang, gibt es Schlüssel oder Karten für alle, steht der Kaffee bereit? Ein ruhiger erster Morgen bestimmt zu einem großen Teil, wie die Mitarbeiter den Umzug erleben.
Kurze Checkliste
- Ansprechpartner und Planung festlegen.
- Internet und Telefonie rechtzeitig beantragen.
- Backup machen und IT-Aufgaben verteilen.
- Grundriss mit Nummerierung für jeden Arbeitsplatz.
- Kunden, Lieferanten und KVK informieren.
Ziehst du mit deinem Betrieb um und möchtest, dass jemand auf die Planung schaut? Fordere den kostenlosen Umzugscheck an.
