Переїзд офісу стосується не лише меблів і коробок. Коли комп'ютери вимкнені, а телефон ніхто не бере, ваш бізнес зупиняється. Добре спланувавши, ви переїдете так, що працівники й клієнти майже нічого не помітять.
Призначте одну відповідальну особу
Визначте в компанії одну контактну особу, яка координує переїзд. Вона веде план, підтримує зв'язок із перевізником, орендодавцем та IT-підрядником і ухвалює рішення, якщо щось змінюється. У більшій компанії може допомогти невелика команда переїзду з представником від кожного відділу.
Плануйте у зворотному порядку від дати переїзду
Зафіксуйте дату і рахуйте назад. Для невеликого офісу часто вистачає кількох тижнів підготовки, для більшого приміщення радше рахуйте місяцями. Обов'язково врахуйте:
- строк попередження та вимоги до здачі старого приміщення;
- коли нове приміщення буде доступне і чи там ще триває ремонт;
- строк підключення інтернету й телефонії на новій адресі;
- нові меблі, які мають доставити вчасно.
Спершу IT та інтернет
Інтернет-підключення часто потребує найбільше часу. Замовте його для нової адреси якомога раніше і подбайте, щоб воно працювало до дня переїзду. Налаштуйте й перевірте мережу, Wi-Fi і принтери заздалегідь.
Складіть перелік усього обладнання: комп'ютери, монітори, сервери, принтери й телефони. Нехай ваш IT-підрядник визначить, що він сам від'єднає і знову підключить, а що може перевезти перевізник. Перш ніж щось від'єднувати, зробіть свіжу резервну копію всіх даних.
Переїжджайте в неробочий час
Більшість компаній переїжджає в п'ятницю після обіду, у вихідні або ввечері. Тоді в п'ятницю всі ще можуть працювати, а в понеділок сідають за облаштовані робочі місця. Якщо так не виходить, переїжджайте поетапно: відділ за відділом, щоб частина компанії завжди була на зв'язку.
Допомогти може й робота з дому. Нехай у день переїзду працівники працюють удома з ноутбуками, щоб офіс був вільний для перевізників.
План нового офісу
Складіть план нового офісу з номером або кольором для кожного приміщення і кожного робочого місця. Дайте кожному працівникові власний номер, і нехай кожен наклеїть його на свої коробки, стілець і техніку. Тоді перевізники одразу ставлять усе на потрібне місце, і в понеділок нікому не доведеться нічого шукати.
Нехай працівники пакують самі
Нехай кожен сам спакує своє робоче місце: особисті речі, шухляди столу і документи, якими користується щодня. Встановіть чіткий крайній строк і дайте достатньо коробок. Архів і спільні шафи може спакувати перевізник. Скористайтеся переїздом і для розбирання: старі архіви, які вже не треба зберігати, не перевозьте, а здайте на конфіденційне знищення документів.
Повідомте клієнтів і постачальників
Вчасно повідомте клієнтів і постачальників про переїзд і про те, з якої дати діє нова адреса. Змініть адресу на сайті, в підписі електронної пошти, на рахунках-фактурах, у профілі компанії в Google і в Kamer van Koophandel (торговий реєстр Нідерландів, KVK). Не забудьте також банк, страховика і доставку пошти. Краще самі зателефонуйте клієнтам, якщо один день ви будете менш доступні, ніж вони дізнаються про це самі.
Перший робочий день
Подбайте, щоб у перший день у новому офісі був присутній хтось з IT, щоб одразу вирішувати проблеми. Заздалегідь пройдіться приміщенням із командою переїзду: чи працює доступ, чи є ключі або перепустки для всіх, чи готова кава? Спокійний перший ранок багато в чому визначає, як працівники сприймуть переїзд.
Короткий чек-лист
- Призначити контактну особу і скласти план.
- Вчасно замовити інтернет і телефонію.
- Зробити резервну копію і розподілити IT-завдання.
- План із нумерацією для кожного робочого місця.
- Повідомити клієнтів, постачальників і KVK.
Плануєте переїзд компанії і хочете, щоб хтось допоміг із плануванням? Замовте безкоштовну оцінку переїзду.
