نقل المكتب يمس أكثر من الأثاث والصناديق. فإذا كانت الحواسيب مطفأة والهاتف لا يُجاب، يتوقف عمل شركتك. مع تخطيط جيد تنتقل بطريقة لا يكاد يلاحظها الموظفون والزبائن.
اجعل شخصًا واحدًا مسؤولًا
عيّن داخل الشركة شخصًا واحدًا للتواصل ينسق الانتقال. هذا الشخص يتابع الجدول، ويكون جهة الاتصال مع شركة النقل والمؤجر وجهة تقنية المعلومات، ويتخذ القرارات إذا تغير شيء. وفي الشركات الأكبر يمكن أن يساعد فريق انتقال صغير فيه شخص من كل قسم.
ابدأ بجدول تحسبه رجوعًا من تاريخ الانتقال
ثبّت التاريخ واحسب رجوعًا. للمكتب الصغير تكفي غالبًا بضعة أسابيع من التحضير، وللمبنى الأكبر تحسب بالأشهر. فكر على الأقل في:
- مهلة إنهاء عقد المبنى القديم وشروط تسليمه؛
- متى يصبح المبنى الجديد متاحًا وهل لا تزال فيه أعمال تجديد؛
- مدة توصيل الإنترنت والاتصالات في العنوان الجديد؛
- الأثاث الجديد الذي يجب أن يُسلَّم في الوقت المناسب.
تقنية المعلومات والإنترنت أولًا
اتصال الإنترنت هو غالبًا البند الذي يستغرق أطول وقت. اطلبه في أبكر وقت ممكن للعنوان الجديد، وتأكد من أنه يعمل قبل يوم الانتقال. واطلب إعداد الشبكة و wifi والطابعات واختبارها مسبقًا.
اصنع قائمة بكل الأجهزة: الحواسيب، والشاشات، والخوادم، والطابعات، والهواتف. دع جهة تقنية المعلومات تحدد ما تفصله وتعيد توصيله بنفسها، وما يمكن لشركة النقل نقله. واحرص على وجود نسخة احتياطية حديثة لكل البيانات قبل فصل أي شيء.
انتقل خارج أوقات العمل
معظم الشركات تنتقل بعد ظهر الجمعة، أو في عطلة نهاية الأسبوع، أو في المساء. عندها يستطيع الجميع العمل يوم الجمعة ويجلس الجميع يوم الاثنين إلى مكتب مجهز. وإن لم يكن ذلك ممكنًا، فانتقل على مراحل: قسمًا بعد قسم، ليبقى جزء من الشركة متاحًا دائمًا.
العمل من البيت قد يساعد أيضًا. دع الموظفين يعملون من البيت بحواسيبهم المحمولة يوم الانتقال، ليكون المكتب فارغًا لعمال النقل.
مخطط للمكتب الجديد
اصنع مخططًا للمكتب الجديد برقم أو لون لكل غرفة ولكل مكان عمل. أعط كل موظف رقمه الخاص، ودع كل واحد يلصقه على صناديقه وكرسيه وأجهزته. عندها يضع عمال النقل كل شيء مباشرة في مكانه الصحيح، ولا يحتاج أحد إلى البحث يوم الاثنين.
دع الموظفين يغلفون
دع كل موظف يغلف مكان عمله بنفسه: أغراضه الشخصية، وأدراج مكتبه، والوثائق التي يستخدمها يوميًا. حدد موعدًا نهائيًا واضحًا ووفر صناديق كافية. أما الأرشيف والخزائن المشتركة فيمكن أن تغلفها شركة النقل. واستغل الانتقال أيضًا للترتيب: الأرشيفات القديمة التي لم يعد يلزم الاحتفاظ بها تذهب إلى إتلاف سري للأوراق بدلًا من نقلها.
أبلغ الزبائن والموردين
أخبر الزبائن والموردين في الوقت المناسب أنك تنتقل ومن متى يسري العنوان الجديد. عدّل عنوانك على الموقع، وفي توقيع البريد الإلكتروني، وعلى الفواتير، وفي Google Bedrijfsprofiel (ملف النشاط التجاري على Google)، ولدى Kamer van Koophandel (الغرفة التجارية الهولندية). ولا تنسَ البنك وشركة التأمين وتوصيل البريد. ويفضل أن تتصل بزبائنك إذا كان هناك يوم يصعب فيه الوصول إليك، بدلًا من أن يكتشفوا ذلك بأنفسهم.
يوم العمل الأول
احرص على وجود شخص من تقنية المعلومات في اليوم الأول في المكتب الجديد لحل المشكلات فورًا. تجول مسبقًا مع فريق الانتقال في المبنى: هل يعمل نظام الدخول، وهل توجد مفاتيح أو بطاقات للجميع، وهل القهوة جاهزة؟ الصباح الأول الهادئ يحدد إلى حد كبير كيف يعيش الموظفون تجربة الانتقال.
قائمة مهام قصيرة
- حدد الشخص المسؤول والجدول.
- اطلب الإنترنت والاتصالات في الوقت المناسب.
- اصنع نسخة احتياطية ووزع مهام تقنية المعلومات.
- مخطط مرقم لكل مكان عمل.
- أبلغ الزبائن والموردين و KVK (الغرفة التجارية).
ستنقل شركتك وتريد من يراجع الجدول معك؟ اطلب فحص الانتقال المجاني.
