Een kantoorverhuizing raakt meer dan meubels en dozen. Als de computers uit staan en de telefoon niet wordt opgenomen, staat je bedrijf stil. Met een goede planning verhuis je zo dat medewerkers en klanten er zo min mogelijk van merken.
Maak één persoon verantwoordelijk
Wijs binnen het bedrijf één aanspreekpunt aan dat de verhuizing coördineert. Die persoon houdt de planning bij, is het contact voor de verhuizer, de verhuurder en de IT-partij, en neemt beslissingen als er iets verandert. Bij een groter bedrijf kan een klein verhuisteam met iemand per afdeling helpen.
Begin met een planning terug vanaf de verhuisdatum
Zet de datum vast en reken terug. Voor een klein kantoor is een paar weken voorbereiding vaak genoeg, voor een groter pand reken je eerder in maanden. Denk in ieder geval aan:
- de opzegtermijn en opleveringseisen van het oude pand;
- wanneer het nieuwe pand beschikbaar is en of daar nog verbouwd wordt;
- de levertijd van internet en telefonie op het nieuwe adres;
- nieuwe meubels die op tijd geleverd moeten worden.
IT en internet eerst
De internetverbinding is vaak het onderdeel met de langste doorlooptijd. Vraag die zo vroeg mogelijk aan voor het nieuwe adres, en zorg dat hij werkt voordat de verhuisdag aanbreekt. Laat je netwerk, wifi en printers vooraf inrichten en testen.
Maak een overzicht van alle apparatuur: computers, schermen, servers, printers en telefoons. Laat je IT-partij bepalen wat ze zelf afkoppelen en weer aansluiten, en wat de verhuizer mag vervoeren. Zorg voor een recente back-up van alle gegevens voordat er iets wordt losgekoppeld.
Verhuis buiten werktijd
De meeste bedrijven verhuizen op vrijdagmiddag, in het weekend of 's avonds. Dan kan iedereen op vrijdag nog werken en zit iedereen op maandag aan een ingericht bureau. Kan dat niet, verhuis dan in fases: afdeling voor afdeling, zodat er altijd een deel van het bedrijf bereikbaar is.
Thuiswerken kan ook helpen. Laat medewerkers op de verhuisdag thuis werken met hun laptop, zodat het kantoor leeg is voor de verhuizers.
Een plattegrond voor het nieuwe kantoor
Maak een plattegrond van het nieuwe kantoor met een nummer of kleur per ruimte en per werkplek. Geef elke medewerker een eigen nummer, en laat iedereen die op zijn dozen, stoel en apparatuur plakken. De verhuizers zetten alles dan direct op de goede plek, en op maandag hoeft niemand te zoeken.
Medewerkers laten inpakken
Laat iedereen zelf de eigen werkplek inpakken: persoonlijke spullen, bureaulades en de documenten die ze dagelijks gebruiken. Geef een duidelijke deadline en genoeg dozen. Archief en gezamenlijke kasten kunnen door de verhuizer worden ingepakt. Gebruik de verhuizing ook om op te ruimen: oude archieven die niet meer bewaard hoeven, gaan via een vertrouwelijke papiervernietiging weg in plaats van mee.
Klanten en leveranciers inlichten
Laat klanten en leveranciers op tijd weten dat je verhuist en vanaf wanneer het nieuwe adres geldt. Pas je adres aan op de website, in je e-mailhandtekening, op facturen, in Google Bedrijfsprofiel en bij de Kamer van Koophandel. Vergeet ook je bank, verzekeraar en de postbezorging niet. Bel je klanten liever als er een dag minder bereikbaarheid is, dan dat ze er zelf achter komen.
De eerste werkdag
Zorg dat er op de eerste dag in het nieuwe kantoor iemand van IT aanwezig is om problemen meteen op te lossen. Loop vooraf met het verhuisteam door het pand: werkt de toegang, zijn er sleutels of pasjes voor iedereen, staat de koffie klaar? Een rustige eerste ochtend bepaalt voor een groot deel hoe medewerkers de verhuizing ervaren.
Korte checklist
- Aanspreekpunt en planning vastleggen.
- Internet en telefonie op tijd aanvragen.
- Back-up maken en IT-taken verdelen.
- Plattegrond met nummering voor elke werkplek.
- Klanten, leveranciers en KVK inlichten.
Ga je met je bedrijf verhuizen en wil je dat iemand meekijkt naar de planning? Vraag de gratis verhuischeck aan.
